就業規則策定・変更

就業規則は誰に適用されるのか定められていない場合、原則としてすべての労働者に適用されます。そのためパートタイム労働者等の非正規従業員のように、正社員などの正規従業員のような労働条件が異なる労働者と同じ就業規則が適用されると、のちのち様々な問題やトラブルが生じる可能性があります。そのため就業規則は適用範囲を明確にし従業員の区分ごとに作成することが望ましいと考えられます。

①絶対的必要記載事項（必ず記載）

1. 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、労働者を２組以上で交替勤務させる場合には就業時転換に関する事項
2. 賃金（臨時に支払われる賃金を除く）の決定方法、計算および支払いの方法、賃金の締め切り及び支払いの時期、昇給に関する事項
3. 退職に関する事項（解雇事由含む）

②相対的必要記載事項（制度として実施する場合は記載）

1. 退職手当の定めをする場合に、退職手当の適用を受ける労働者の範囲、退職手当の決定・計算及び支払いの方法、退職手当支払いの時期に関する事項
2. 臨時の賃金など（退職手当除く）最低賃金額の定めをする場合には、これに関する事項
3. 労働者に食費、作業用品そのほか負担をさせる定めがある場合には、これに関する事項
4. 安全衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
5. 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
6. 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
7. 表彰及び制裁の定めをする場合いおいては、これに関する事項

③任意記載事項（自由に記載）

任意記載事項い関しては、労働基準法に規制はありませんのでそれに反しない限りにおいて自由に記載できます。例えば就業規則の基本精神を宣言した規定や会社の理念や社是など、従業員に伝えておきたいことを記載できます。

　就業規則は法令や労働協約に反してはなりません。これらに反する部分は無効となり、法令や労働協約の条件に引き上げられます。

【労働契約と法令等の効力関係図】

法令（優先）≧労働協約（優先）≧就業規則（優先）≧個別労働契約

①モデル規定を使うと実態に合っていないルールが会社のルールになる恐れ。

　最近はモデル就業規則が簡単に手に入りますがこれをそのまま使った場合に最も危険な点は、主に相対的記載事項にあります。相対的記載事項は会社が定めをする場合に記載しなければならない事項です。これをそのままモデル就業規則を使ってしまうと、どうなるでしょう？会社が定めたつもりがない事項までも知らないうちに定められてしまいます。会社の実態に合わせた内容を規定する必要があります。　

②モデル就業規則を作成した時点での法令にしか対応していない。

モデル就業規則は法令違反がないことを念頭に作成されています。ここで気をつけなければいけないことは、これはあくまでも作成時点での法令ということです。書籍などではその後の法改正には対応していないケースが一般的です。モデル就業規則はその時点では法令に沿っていますが改正に合わせメンテナンスする必要があります。

③会社の実態に合ってない。

　変形労働時間制、みなし労働時間制、フレックスタイム制など会社の実態に合わせて定められていればよいのですが、モデル就業規則で定められているそれらの制度はほとんどが当たり障りのない内容となっています。これをそのまま導入すると会社の実態にあっていない形骸化した制度となってしまいます。

　就業規則が実際に適用される労働者は労務管理の専門ではありません。のちの労務トラブルを未然に防ぐためにも就業規則はできるだけ分かりやすく、解釈に誤解がないように作成する必要があります。

　労働者過半数代表のとは会社内に従業員の過半数で組織する労働組合があればその労働組合、無い場合は労働者の過半数を代表する者を指します。

• 労働者の過半数を代表する者は、次のいずれにも該当しない者です。

1. 監督又は管理の地位にある者でないこと。
2. 就業規則について従業員を代表して意見書を提出する者を選出することを明らかにして、実施される投票、挙手等の方法による手続きにより選出された者であること。

• 選出方法は以下の通りです。

1. 投票を行い、過半数の労働者の支持を得た者を選出する方法
2. 挙手を行い、過半数の労働者の支持を得た者を選出する方法
3. 候補者を決めておいて投票とか挙手とか回覧によって信任を求め、過半数の支持を得た者を選出する方法
4. 各職場ごとに職場の代表者を選出し、これらの者の過半数の支持を得た者を選出する方法

• なお、 次のような場合は認められません。

1. 使用者が一方的に指名する方法
2. 親睦会の代表者を自動的に労働者代表とする方法
3. 一定の役職者を自動的に労働者代表とする方法
4. 一定の範囲の役職者が互選により労働者代表を選出する方法

「意見を聴く」ということは「同意」まで義務付けられているわけではありません。たとえ「反対」だとしても就業規則の効力に影響はありませんが、労働条件は労使対等の立場で決定するのが原則ですので、労働者代表の意見についてはできる限り尊重することを心がけましょう。

　就業規則を労働基準監督署へ届け出る際は、同じものを２部提出します。１部は労働基準監督署の保管用、１部は事業所の保管用となります。就業規則に添付するものとしては「就業規則（変更）届」（２部）及び「従業員意見書」（２部）。また、変更前と変更後の履歴が分かるよう「新旧対照表」も作成しておくと、今後改正等で変更を行う際にメンテナンスを行いやすくなることでしょう。

ちなみにパートタイマー労働者のみに適用される就業規則の過半数労働者代表も正規従業員でかまいませんが、パート労働法ではパートタイマーの代表者から意見を聴くことを会社の努力義務としています。

　労働者に周知して初めて就業規則の効力は発生します。周知方法といたしましては

1. 常時作業場の見やすい場所へ掲示または備え付ける。
2. 就業規則を従業員に書面で交付する。
3. 磁気テープ、磁気ディスクそのほかこれに準ずるものに記録し、労働者がいつでも確認できる機器を事業所に設置する。

中小企業においては上記１の周知方法が一般的です。２ですと簡単にコピーなどを作成し社外に持ち出すことができてしまうのであまりお勧めはしません。就業規則も企業秘密の一つとお考えください。