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社会保険労務士 井上徹事務所

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就業規則策定・変更

取扱い業務内容

就業規則策定・変更

就業規則策定・変更サポート

 就業規則は事業主と従業員の間で起こる様々な問題を適切にジャッジするための会社のルールブックです。

 従業員が10名を超えると就業規則の作成と労働基準監督署への届出が法律で義務付けられていますが、当事務所では労使問題は従業員の人数に関わらず発生する可能性があるという位置づけから、人数に捉われずに事業の歩みと共に早い段階で作成する事を推奨しています。

 また、助成金の活用をお考えの事業所様もご検討下さい。活用するために、就業規則の作成を必要とする助成金もございます。

こんな状況で就業規則を運用していませんか?

  • 従業員が10名を超えたのに就業規則を作成していない
  • インターネットや書籍から引用してそのまま使っている
  • もう何年間も就業規則の内容を見直していない
  • 正社員もパートも同じ規則が適用されてしまっている
  • 自社の実態に則った規則となっているか不安だ
  • マイナンバーに対応した就業規則に変更したい

 従業員が10名以上いる事業所では、就業規則の作成・管轄労働基準監督署への届出が義務付けられています。

 インターネットから誰でも労務関連の情報を取得でき、情報が溢れている昨今、義務だからと言って仕方なく就業規則を作るといった姿勢では、労使トラブルを助長しかねません。

 当事務所では、現在運用している就業規則のチェックはもちろん、最新の法改正に則った就業規則の作成・変更をしっかりとサポート致します。

ゼロベースからの作成、法改正などの部分的な見直し
柔軟に対応を行っています。

就業規則の作成・見直しは、
労務管理、労務トラブル対策の基本です。

就業規則の作成・見直し

就業規則は会社と従業員を取り仕切るルールブックです。

 労務管理・労務トラブル対策は就業規則の作成・見直しが第一歩目です。

 インターネットや市販の書籍類の定例型の就業規則はどの業種にも対応出来る反面、一般的な事象しか想定していないため、会社の実態に沿った内容とは言い難い事が多々あります。その内容のまま運用をしていると、いったん労務トラブル等の問題が生じてしまった場合に対応することが困難となります。これらを未然に防止するためには日頃から就業規則を精査、見直しすることが必要不可欠となってきます。

 また、昨今の法改正に伴い規程しておくべき条項が漏れていたり、助成金を活用したいと考えている事業所にとっても整備が必要となります。 

 当事務所ではトラブルを未然に防止するために、必要に応じて事業者様オリジナルの就業規則を作成し、その後もフォローをしっかりと行います。この機会に就業規則の作成・見直しをご検討ください。

当事務所の
簡易就業規則診断を受診してみませんか!?

当事務所では、企業における人事・労務管理の主要な項目にご回答頂くことで、簡易的な労務リスク診断無料にて作成致しております。是非、ご活用ください。

就業規則作成・見直しのポイント

①常時労働者が10人以上の事業所ごとに作成する必要があります

 事業所で働く従業員の数が10人未満になることがあっても常態として10人以上であれば、事業主は必ず就業規則を作成しなければなりません。この場合の「労働者」は、正社員のほか、パートタイム労働者や臨時のアルバイト等雇用形態にかかわらずすべての者を含みます。また、企業単位での作成ではなく、事業所単位での作成という点もポイントです!

②すべての労働者に適用されます

就業規則は誰に適用されるのか定められていない場合、原則としてすべての労働者に適用されます。そのためパートタイム労働者等の非正規従業員のように、正社員などの正規従業員のような労働条件が異なる労働者と同じ就業規則が適用されると、のちのち様々な問題やトラブルが生じる可能性があります。そのため就業規則は適用範囲を明確にし従業員の区分ごとに作成することが望ましいと考えられます。

③次の事項などを記載しなければなりません

①絶対的必要記載事項(必ず記載)

  1. 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、労働者を2組以上で交替勤務させる場合には就業時転換に関する事項
  2. 賃金(臨時に支払われる賃金を除く)の決定方法、計算および支払いの方法、賃金の締め切り及び支払いの時期、昇給に関する事項
  3. 退職に関する事項(解雇事由含む)


②相対的必要記載事項(制度として実施する場合は記載)

  1. 退職手当の定めをする場合に、退職手当の適用を受ける労働者の範囲、退職手当の決定・計算及び支払いの方法、退職手当支払いの時期に関する事項
  2. 臨時の賃金など(退職手当除く)最低賃金額の定めをする場合には、これに関する事項
  3. 労働者に食費、作業用品そのほか負担をさせる定めがある場合には、これに関する事項
  4. 安全衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  5. 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  6. 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  7. 表彰及び制裁の定めをする場合いおいては、これに関する事項


③任意記載事項(自由に記載)

任意記載事項い関しては、労働基準法に規制はありませんのでそれに反しない限りにおいて自由に記載できます。例えば就業規則の基本精神を宣言した規定や会社の理念や社是など、従業員に伝えておきたいことを記載できます。

④法令や労働協約に反してはなりません

 就業規則は法令や労働協約に反してはなりません。これらに反する部分は無効となり、法令や労働協約の条件に引き上げられます。

【労働契約と法令等の効力関係図】

法令(優先)労働協約(優先)就業規則(優先)個別労働契約

⑤モデル就業規則をそのまま使うと労務リスクが高まります

①モデル規定を使うと実態に合っていないルールが会社のルールになる恐れ。

 最近はモデル就業規則が簡単に手に入りますがこれをそのまま使った場合に最も危険な点は、主に相対的記載事項にあります。相対的記載事項は会社が定めをする場合に記載しなければならない事項です。これをそのままモデル就業規則を使ってしまうと、どうなるでしょう?会社が定めたつもりがない事項までも知らないうちに定められてしまいます。会社の実態に合わせた内容を規定する必要があります。 

②モデル就業規則を作成した時点での法令にしか対応していない。

モデル就業規則は法令違反がないことを念頭に作成されています。ここで気をつけなければいけないことは、これはあくまでも作成時点での法令ということです。書籍などではその後の法改正には対応していないケースが一般的です。モデル就業規則はその時点では法令に沿っていますが改正に合わせメンテナンスする必要があります。

③会社の実態に合ってない。

 変形労働時間制、みなし労働時間制、フレックスタイム制など会社の実態に合わせて定められていればよいのですが、モデル就業規則で定められているそれらの制度はほとんどが当たり障りのない内容となっています。これをそのまま導入すると会社の実態にあっていない形骸化した制度となってしまいます。

⑥分かりやすく、誤解のない内容にします

 就業規則が実際に適用される労働者は労務管理の専門ではありません。のちの労務トラブルを未然に防ぐためにも就業規則はできるだけ分かりやすく、解釈に誤解がないように作成する必要があります。

⑦作成や変更には労働者過半数代表者の意見を聞く必要があります

 労働者過半数代表のとは会社内に従業員の過半数で組織する労働組合があればその労働組合、無い場合は労働者の過半数を代表する者を指します。

  • 労働者の過半数を代表する者は、次のいずれにも該当しない者です。
  1. 監督又は管理の地位にある者でないこと。
  2. 就業規則について従業員を代表して意見書を提出する者を選出することを明らかにして、実施される投票、挙手等の方法による手続きにより選出された者であること。
  • 選出方法は以下の通りです。
  1. 投票を行い、過半数の労働者の支持を得た者を選出する方法
  2. 挙手を行い、過半数の労働者の支持を得た者を選出する方法
  3. 候補者を決めておいて投票とか挙手とか回覧によって信任を求め、過半数の支持を得た者を選出する方法
  4. 各職場ごとに職場の代表者を選出し、これらの者の過半数の支持を得た者を選出する方法
  • なお、 次のような場合は認められません。
  1. 使用者が一方的に指名する方法
  2. 親睦会の代表者を自動的に労働者代表とする方法
  3. 一定の役職者を自動的に労働者代表とする方法
  4. 一定の範囲の役職者が互選により労働者代表を選出する方法

「意見を聴く」ということは「同意」まで義務付けられているわけではありません。たとえ「反対」だとしても就業規則の効力に影響はありませんが、労働条件は労使対等の立場で決定するのが原則ですので、労働者代表の意見についてはできる限り尊重することを心がけましょう。

⑧労働者代表の意見書と一緒に事業所の所轄労働基準監督署長に届け出なければなりません

 就業規則を労働基準監督署へ届け出る際は、同じものを2部提出します。1部は労働基準監督署の保管用、1部は事業所の保管用となります。就業規則に添付するものとしては「就業規則(変更)届」(2部)及び「従業員意見書」(2部)。また、変更前と変更後の履歴が分かるよう「新旧対照表」も作成しておくと、今後改正等で変更を行う際にメンテナンスを行いやすくなることでしょう。

ちなみにパートタイマー労働者のみに適用される就業規則の過半数労働者代表も正規従業員でかまいませんが、パート労働法ではパートタイマーの代表者から意見を聴くことを会社の努力義務としています。

⑨作成したら労働者に周知させる必要があります

 労働者に周知して初めて就業規則の効力は発生します。周知方法といたしましては

  1. 常時作業場の見やすい場所へ掲示または備え付ける。
  2. 就業規則を従業員に書面で交付する。
  3. 磁気テープ、磁気ディスクそのほかこれに準ずるものに記録し、労働者がいつでも確認できる機器を事業所に設置する。

中小企業においては上記1の周知方法が一般的です。2ですと簡単にコピーなどを作成し社外に持ち出すことができてしまうのであまりお勧めはしません。就業規則も企業秘密の一つとお考えください。

マイナンバー制度対応型の就業規則見直しのポイント

就業規則の適用範囲を複数定めている場合は
   当該別規程についても変更を行う

  • パートタイム労働者や契約社員、嘱託社員等、正社員規則とは別に雇用形態ごとに複数の就業規則を作成している企業におかれては、当該別規程についても、番号法対応の変更等を行う必要があります。

採用内定者の手続きについて見直し

  • 手続きの効率化等のために、採用内定者から、あらかじめ個人番号を受け取る場合には、会社内における「内定者」の位置づけを明確にしておく必要があります。
  • いわゆる「内定者」については、その立場や状況が個々に異なることから一律に取扱うことはできませんが、例えば、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等)には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されています。

採用時の提出書類について見直し

  • 採用時の提出書類の中に、あらかじめ本人確認に必要な書類を盛り込んでおき、それらの提出を促します。
    • 個人番号カードの表裏面の写し又は通知カードの写し
    • 通知カードに記載された事項が本人であることを証明するものとして番号法で定める書類
  • 本人確認については、番号法施行規則第1条第1項及び第2項において、下記のものが定められています。
    • 運転免許証
    • 運転経歴証明書(交付年月日が平成24年4月1日以降のものに限る)
    • 旅券
    • 身体障害者手帳
    • 精神障害者保険福祉手帳
    • 療育手帳
    • 在留カード又は特別永住者証明書等

個人番号利用目的の通知等に関する追加規程の例

  • マイナンバーの利用目的の通知方法に関しては、就業規則に記載する方法も有効です。
  • 会社は、労働者及び労働者の扶養家族の個人番号は、以下の目的で利用する。
    • 給与所得者・退職所得者の源泉徴収票作成事務
    • 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
    • 国民年金第3号被保険者届出事務
    • 健康保険・厚生年金保険届出事務
    • 雇用保険届出事務

個人情報に加え「特定」個人情報保護についても記載

  • 現在の規則に個人情報保護の規定がある場合は、特定個人情報等も含む形式に変更します。
    • 労働者は、会社及び取引先に関する情報、個人情報及び特定個人情報等の管理に十分注意を払うとともに、自らの業務に関係のない情報を不当に取得してはならない。
  • 特定個人情報の取扱いについては、「特定個人情報取扱規程」に委任することもできますが、就業規則内に定めることも可能です。

事務取扱者に対する教育訓練

  • 特定個人情報等の適正な取扱いに関する教育訓練の受講指示と受講義務について、明確に定める必要があります。
  • 人的安全管理措置として、事務取扱担当者の監督、事務取扱担当者の教育措置を講じなければなりません
    • 会社は、個人情報及び特定個人情報等の保護管理を徹底するため労働者に対し個人情報及び特定個人情報等の管理責任者並びに個人情報及び特定個人情報等を取扱う事務取扱担当者に対して、別に教育訓練を指示することがある。

特定個人情報の取扱いに反した場合は
   制裁、懲戒の対象として検討

  • 現在の規則の制裁規定の中に定めることが検討されます。
  • ただし、番号法に定める罰則の重さは対象となる行為により異なるため、特定個人情報の保護に関する規定違反に該当する行為に対して行う就業規則上の制裁処分も、当該行為の内容により、処分のレベルを替える定めとすることも考えられます。

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