中小零細企業の皆さま
マイナンバー制度の正しい運用出来ていますか？

• マイナンバーの利用範囲は、社会保障、税、災害対策に限定されているため、これらに関する手続き書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。例えば、マイナンバーを社員番号や顧客管理番号として使用することはできません。
• また、法律で限定的に認められた場合はを除き、マイナンバーの提供を求める事はできません。例えば、給与の源泉徴収事務の場合、従業員は扶養控除申告書に扶養親族のマイナンバー、自分のマイナンバーを記載して、事業者に提出します。提供を求める時期は、当該事務の発生時点が原則ですが、契約の締結時など、当該事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されています。
• 収集に関しても、法律で限定的に定められた場合を除き、収集できません。例えば、他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たりますが、マイナンバーの提示を受けただけでは「収集」には当たりません。

当事務所では、従業員へマイナンバー利用目的を通知する際の参考として頂きたく

「利用目的通知書」の雛型ファイルをフリーダウンロード出来ます。ご活用下さい。

• 社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務を委託する場合、委託先において、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行う必要がありますす。具体的には、以下の３点が必要となります。

1. 委託先の適切な選定
2. 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
3. 委託先における特定個人情報の取扱い状況の把握

• 委託者は、委託先の設備、技術水準、従業員への監督・教育の状況等をあらかじめ確認必要があります。
• 委託者は、委託先に対する監督だけではなく、再委託先以降に関しても同様に間接的に監督義務を負います。また社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務の委託先は最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができるとされています。

• 事業者はマイナンバーや特定個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。
• 事業者が講ずべき安全管理措置の内容は「基本方針の策定」「取扱規程等の策定」「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」を示します。

1. 「基本方針」では、特定個人情報の保護に関する基本理念を明確にします。法令遵守、・安全管理措置・問い合わせ窓口・苦情相談に関する窓口を定める事が重要です。
2. 「取扱い規程等」とは、源泉徴収票や支払調書等、税に関する書類の作成や社会保障関係の書類の作成で特定個人情報等を取扱う場合のマニュアルや事務フローなどの手順を示した文書で、従業員が容易に参照できるようにする必要があります。
3. 「組織的」な措置とは、責任者や事務担当者を明確にして、担当者以外が特定個人情報を取扱うことが無いような仕組みを構築することです。
4. 「人的」な措置とは、従業員の監督・教育です。就業規則へ事務担当者への教育訓練として定めを行うとよいでしょう。
5. 「物理的」な措置とは、特定個人情報等の漏えい・盗難等を防ぐ措置で、担当者以外が特定個人情報等を取扱う事ができないような工夫を行うことを指します。具体的には、壁又は間仕切り等の設置、のぞき見されない場所等の座席配置の工夫や、鍵付きキャビネットに書類を保管することなどが考えられます。
6. 「技術的」な措置とは、担当者を限定するためのアクセス制御を行うことや、ウイルス対策ソフトウェア等を導入し、最新の状態にアップデートしておくことなどを指します。

当事務所では、参考となる「特定個人情報の基本方針」及び「取扱い規程」の

雛型ファイルをフリーダウンロード出来ます。ご活用下さい。

• マイナンバーを含む特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き、保管してはならないとされており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
• また、マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。例えば、雇用契約等の継続的な関係にある場合に、従業員から提供を受けたマイナンバーを給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等の為に翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、継続的に保管できるとされます。
• 一方、社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令で定められた保存期間を経過した場合、マイナンバーを出来るだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。なお、マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続する事は可能です。