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社会保険労務士 井上徹事務所

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マイナンバー特集

~中小零細企業さまのためのマイナンバー対策~

中小零細企業の皆さま
マイナンバー制度の正しい運用出来ていますか?

  • こんにちは。社会保険労務士の井上です。
  • 平成27年10月より、マイナンバー通知カードが送付され、本格的にマイナンバー制度が本格的に動き出しました。
  • 各企業においても、現在、従業員や特定の取引先のマイナンバーを取得・運用されている事と思います。世間で様々な情報が飛び交っていますが、各企業においては誤った認識を持つことなく正しく運用していくことが求められています。

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☆「マイナンバー制度対応型」就業規則見直しのポイントはこちらから

☆「マイナンバーよくある質問と回答」はこちらから

平成27年10月以降
国民一人ひとりにマイナンバーが通知されます。

マインバーとは、「社会保障・税番号制度」のことで、住民票を有する全ての方(赤ん坊からお年寄りまで・性別国籍問わず)に対して12ケタの番号が付与されます。

マイナンバーは、一生使うものです。番号が漏えいしたり、不正に使われるおそれがある場合を除き、一生変更されることが無いと言われています。

マイナンバー開始後の具体的なスケジュールは??

マイナンバーの開始時期

 マイナンバー制度は平成28年1月から「税・社会保障・災害対策」に限定し開始されます。ただし、新しい制度に伴う準備期間や周知期間が伴うため、マイナンバー制度開始までに段階を踏んでスケジュールが組まれています。

本格的に開始する前にマイナンバーの通知がある

 平成28年1月の本格運用前、平成27年10月5日にマイナンバーが付番され、日本国内に住民票があるすべての人に対してマイナンバーの通知が行われます。マイナンバーの通知は、各自治体から簡易書留にて、世帯を単位として郵送されることとなります。発送状況などは、お住まいの自治体のホームページなどで確認することが出来ます。

本格的な運用開始は平成28年1月から

 マイナンバー制度が本格的にスタートするのは、平成28年1月1日からです。この日以降、社会保障や税金の申請や手続き・管理には順次マイナンバーが用いられることとなります。

平成28年1月より個人番号カードの交付が開始

 平成27年10月以降、マイナンバーが通知される際の「通知カード」は、顔写真つきでないため身分証明書としては十分ではありません。マイナンバーの記載されたカードを身分証明書として使うためには、別途「個人番号カード」の交付を申請する必要があります(発行手数料無料)「個人番号カード」の申請書類は、平成27年10月以降に簡易書留で送られてくる「通知カード」に同封されています。

平成29年1月より国レベルでの情報連携が開始

 平成28年1月の開始当初は、税金関係と雇用保険関係の処理でマイナンバーは利用されます。より広く社会保障の分野で使用されるようになるのは、1年遅れて平成29年からとなっています。

 平成29年1月以降は「社会保険関係(健康保険・厚生年金保険)」についてもマイナンバーが利用される事となっています。この時期から、国の各行政機関でマイナンバーがシステム連携されるようになります。

 また、行政機関がマイナンバーの付いた自分の情報をいつ、どことやりとりしたのか確認を行ったり、行政機関が保有する自分に関する情報や必要なお知らせを自宅のパソコン等から確認できる「マイナポータル」が開始されるのもこの時期と言われています。

平成29年7月より地方自治体レベルでの情報連携が開始

 国レベルでの情報連携が開始されて半年遅れて、マイナンバーの連携が地方自治体レベルにまで拡大されます。これ以降、国や地方自治体が管轄している個人情報は広く共有されることとなりますので、公的サービスがよりスムーズになることが期待されています。

民間の事業者にも制度の影響はあるのか?

  • 国民の一人ひとりにマイナンバー(12桁の個人番号)が割り当てられ、平成28年1月から、社会保障・税・災害対策の行政手続きで使用がはじまります。
  • これにともない中小零細企業様も、税や社会保障の手続きで、従業員などのマイナンバーを取扱うこととなります。

出典:内閣官房「政府広報特集ページ資料」参照

マイナンバー記入が必要な税務関係事務

  • 平成28年1月1日以降は、以下の申告書・法定調書等の提出にあたり、当該提出者等に係る番号を記載する必要があります。
税務関係書類への一般的な場合の番号の記載及び提出時期
 記載対象

番号の記載及び提出時期

(一般的な場合)

所得税(国税)

平成28年1月1日の属する年分以降の申告書から

平成28年分の場合

⇒平成28年分の確定申告期(平成29年2月16日から3月15日まで) (個人住民税及び個人事業税は平成29年3月15日まで)

個人住民税(地方税)
個人事業税(地方税)
法人税(国税)平成28年1月1日以降に開始する事業年度に係る申告書から

平成28年12月末決算の場合

⇒平成29年2月28日まで(延長法人は平成29年3月31日まで)

法人住民税(地方税)
法人事業税(地方税)
法定調書(国税)平成28年1月1日以降の金銭等の支払等に係る法定調書から(※)

(例)平成28年分特定口座年間取引報告書

⇒平成29年1月31日まで

支払い報告書(地方税)平成28年分の支払報告書から

(例)平成28年分給与支払報告書

⇒平成29年1月31日まで

申請書・届出書

(国税・地方税)

平成28年1月1日以降に提出すべき申請書等から各税法に規定する、提出すべき期限

(※)平成28年1月1日前に締結された「税法上告知したものとみなされる取引」に基づき、同日以後に金銭等の支払等が行われるものに係る 「番号」の告知及び本人確認については、同日から3年を経過した日以後の最初の金銭等の支払等の時までの間に行うことができます。

2015年10月2日の所得税法施行規則等の改正により、これまで給与所得の源泉徴収票に関してマイナンバー記載が必要とされていましたがマイナンバー法施行後の平成28年1月以降も、給与などの支払いを受ける人に交付する源泉徴収票などへのマイナンバー記載は不要となりました。なお、税務署に提出する源泉徴収票などにはマイナンバーの記載が必要です。

マイナンバー記入が必要な雇用保険関係事務

  • 以下の様式について、事業主が従業員から個人番号を収集した上で様式に記入し、平成28年1月1日からの届出分よりハローワークへ提出することが必要となります。
事業主が個人番号を記入して提出する必要がある手続き一覧

変更される様式

施行日
雇用保険被保険者資格取得届平成28年1月1日
雇用保険被保険者氏名変更・喪失届平成28年1月1日
高年齢者雇用継続給付受給資格確認票・(初回)高年齢雇用継続給付申請書(※)平成28年1月1日
育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金支給申請書(※)平成28年1月1日
介護休業給付金支給申請書(※)平成28年1月1日

(※)事業主は、労使間で書面による協定を締結した場合は、従業員に代わり支給申請を行うことができます。事業主が提出することについて労使間で協定を締結した上で、出来るだけ事業主が提出することが望ましい。

  • 以下の様式については、在職者・離職者が様式に記入し、平成28年1月1日からの届出分よりハローワークへ提出することが必要となります。
在職者・離職者本人が個人番号を記入して提出する必要がある手続き一覧

変更される様式

施行日
雇用保険被保険者離職票ー1平成28年1月1日
高年齢者雇用継続給付受給資格確認票・(初回)高年齢雇用継続給付申請書(※)平成28年1月1日
育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金支給申請書(※)平成28年1月1日
介護休業給付金支給申請書(※)平成28年1月1日
教育訓練給付金支給申請書平成28年1月1日
教育訓練給付金及び教育訓練支援給付金受給資格確認票平成28年1月1日
雇用保険日雇労働被保険者資格取得届平成28年1月1日
未支給失業等給付請求書平成28年1月1日

(※)事業主が提出することについて労使間で協定を締結している場合は事業主が提出することとなります。

マイナンバー記入が必要な社会保険関係事務

  • 以下の様式について、事業主が従業員から個人番号を収集した上で様式に記入し、平成29年1月1日からの届出分より年金事務所、健康保険へ提出することが必要となります。
事業主が個人番号を記入して提出する必要がある手続き一覧

変更される様式

施行日
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届平成29年1月1日
健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届平成29年1月1日
健康保険被扶養者(異動)届 等平成29年1月1日
以下、随時更新していきます・・・ 

※日本年金機構では平成29年1月からマイナンバーを届書に記入させることとしていましたが、平成27年6月に、日本年金機構がサイバー攻撃により個人情報を大量に流出させてしまった事件を受け、改正マイナンバー法が平成27年9月9日に公布され、「平成29年5月31までの間において政令で定める日」までの間は、個人番号の利用を行わないこととされ、また、平成29年11月30日まで間において政令で定める日」までの間は、特定個人情報の照会及び提供(情報連携)を行わないこととされました。情報は随時更新致します。

どんな準備が必要なのか?

  • まずは、対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要となります。
  • 組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定いたします。

押さえておきたい社内での実施事項

組織としてしっかりとした事前準備が必要です。

  • 社内体制の整備
  • マイナンバー収集対象者の選定
  • マイナンバー収集対象者への周知と番号の収集
  • 基本方針の明確化と各種規定整備
  • 安全管理措置の検討
  • 社内システムの改修
  • 委託先や再委託先の体制確認と監督

出典:内閣官房「政府広報特集ページ資料」参照

マイナンバーの取扱いの注意点は?

  • マイナンバー制度では、行政機関だけでなく、民間事業者にも特定個人情報(マイナンバーを含む個人情報)の適正な取扱いが求められています。
  • マイナンバーは法律で定められた範囲以外での利用が禁止されています。

出典:内閣官房「政府広報特集ページ資料」参照

マイナンバーの利用範囲

  • 法律に規定された社会保障、税及び災害対策に関する事務に限定されます。

マイナンバーの提供の要求

  • 社会保障および税に関する手続き書類の作成事務を行う必要がある場合に限って、本人などに対してマイナンバーの提供を求めることができます。

マイナンバー提供の求めの制限/特定個人情報の提供や収集の制限

  • 法律で限定的に定められた場合を除き、提供の求め、提供、収集をしてはなりません。
マイナンバーには利用、提供、収集に関する制限があります

利用・提供・収集に関する制限があります

  • マイナンバーの利用範囲は、社会保障、税、災害対策に限定されているため、これらに関する手続き書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。例えば、マイナンバーを社員番号や顧客管理番号として使用することはできません。
  • また、法律で限定的に認められた場合はを除き、マイナンバーの提供を求める事はできません。例えば、給与の源泉徴収事務の場合、従業員は扶養控除申告書に扶養親族のマイナンバー、自分のマイナンバーを記載して、事業者に提出します。提供を求める時期は、当該事務の発生時点が原則ですが、契約の締結時など、当該事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されています。
  • 収集に関しても、法律で限定的に定められた場合を除き、収集できません。例えば、他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たりますが、マイナンバーの提示を受けただけでは「収集」には当たりません。

当事務所では、従業員へマイナンバー利用目的を通知する際の参考として頂きたく

「利用目的通知書」雛型ファイルをフリーダウンロード出来ます。ご活用下さい。

マイナンバーの安全な管理のために必要なことは?

  • マイナンバーは、個人情報保護のために、その管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられています。

出典:内閣官房「政府広報特集ページ資料」参照

委託先の監督

  • 社会保障および税に関する手続き書類の作成事務の全部または一部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

再委託の監督

  • 社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務の全部又は一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。
マイナンバーを利用する事務の委託先・再委託先にも安全管理措置が必要

委託先・再委託先の監督が求められます

  • 社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務を委託する場合、委託先において、委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行う必要がありますす。具体的には、以下の3点が必要となります。
  1. 委託先の適切な選定
  2. 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
  3. 委託先における特定個人情報の取扱い状況の把握
  • 委託者は、委託先の設備、技術水準、従業員への監督・教育の状況等をあらかじめ確認必要があります。
  • 委託者は、委託先に対する監督だけではなく、再委託先以降に関しても同様に間接的に監督義務を負います。また社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務の委託先は最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができるとされています。

出典:内閣官房「政府広報特集ページ資料」参照

マイナンバーの安全管理措置等

  • 事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じることが求められています。また、従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
  • 従業員の数が101人以上の企業については、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めた「取扱規程」を作成することが義務付けられています。
  • 従業員の数が100人以下の「中小規模事業者」に対しては、特例にて実務への影響に配慮がなされており、取扱規程の作成は義務付けられていません。しかしながら、特定個人情報等の取扱いを明確にすることが求められていることから、文書化しないまでも、特定個人情報等を「取得するとき」「利用するとき」「保管するとき」「廃棄するとき」に、それぞれどのように対応するかといった取決めを社内で決めていく必要があります。
マイナンバーの適切な安全管理措置に組織としての対応が必要

必要かつ適切な安全管理措置が求められます

  • 事業者はマイナンバーや特定個人情報の漏えい、滅失、毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。
  • 事業者が講ずべき安全管理措置の内容は「基本方針の策定」「取扱規程等の策定」「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」を示します。
  1. 「基本方針」では、特定個人情報の保護に関する基本理念を明確にします。法令遵守、・安全管理措置・問い合わせ窓口・苦情相談に関する窓口を定める事が重要です。
  2. 「取扱い規程等」とは、源泉徴収票や支払調書等、税に関する書類の作成や社会保障関係の書類の作成で特定個人情報等を取扱う場合のマニュアルや事務フローなどの手順を示した文書で、従業員が容易に参照できるようにする必要があります。
  3. 「組織的」な措置とは、責任者や事務担当者を明確にして、担当者以外が特定個人情報を取扱うことが無いような仕組みを構築することです。
  4. 「人的」な措置とは、従業員の監督・教育です。就業規則へ事務担当者への教育訓練として定めを行うとよいでしょう。
  5. 「物理的」な措置とは、特定個人情報等の漏えい・盗難等を防ぐ措置で、担当者以外が特定個人情報等を取扱う事ができないような工夫を行うことを指します。具体的には、壁又は間仕切り等の設置、のぞき見されない場所等の座席配置の工夫や、鍵付きキャビネットに書類を保管することなどが考えられます。
  6. 「技術的」な措置とは、担当者を限定するためのアクセス制御を行うことや、ウイルス対策ソフトウェア等を導入し、最新の状態にアップデートしておくことなどを指します。

当事務所では、参考となる「特定個人情報の基本方針」及び「取扱い規程」

雛型ファイルをフリーダウンロード出来ます。ご活用下さい。

出典:内閣官房「政府広報特集ページ資料」参照

特定個人情報の保管制限

  • 法律で限定的に明記された場合を除いて、特定個人情報を保管してはなりません。

特定個人情報の廃棄

  • 法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできない為、社会保障および税に関する手続き書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、法令において定められている保管期限を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。
マイナンバーの保管(廃棄)にも制限があります

所管法令で定められた保存期間を過ぎた場合、速やかに廃棄する必要があります

  • マイナンバーを含む特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き、保管してはならないとされており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
  • また、マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。例えば、雇用契約等の継続的な関係にある場合に、従業員から提供を受けたマイナンバーを給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等の為に翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、継続的に保管できるとされます。
  • 一方、社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令で定められた保存期間を経過した場合、マイナンバーを出来るだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。なお、マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続する事は可能です。

マイナンバー制度開始にあたり従業員へ通知しておきたい事

居住地に住民票を移動させてない場合は速やかに移動させましょう

  • 平成27年10月以降、マイナンバー通知カードが順次送付されますが、通知カードは住民票に記載されている住所地に郵送されるため、現在お住まいのところと住民票の住所地が異なる場合には通知カードが届かない問題が発生します。居住地に住民票を移動させてない場合は速やかに移動の手続きを取るように通知しましょう
  • 10月5日時点の住民票住所地に送付されますので、余裕をもってアナウンス頂くとよいでしょう。

届いた通知カードを破棄しないこと

  • マイナンバー通知カードは、世帯単位で住民票の住所地に簡易書留で郵送されることとなっています。その際に他のダイレクトメールなどと一緒に、誤って破棄することがないように合わせてアナウンスを行いましょう。
  • 万が一紛失した場合は、悪用される事を防ぐ観点から、ただちに住所地の市町村に対して再交付を求める手続きを行いましょう。
    • ​個人番号カードの再交付を受けようとする旨とその事由
    • 個人番号カードの交付を受けている者の氏名、住所、個人番号または生年月日及び性別

当事務所では、従業員へ向けてのアナウンス用に「通知カード厳重保管の呼びかけ」

の雛型ファイルをフリーダウンロード出来ます。ご活用下さい

マイナンバー制度開始による就業規則見直しのポイント

就業規則の適用範囲を複数定めている場合は
   当該別規程についても変更を行う

  • パートタイム労働者や契約社員、嘱託社員等、正社員規則とは別に雇用形態ごとに複数の就業規則を作成している企業におかれては、当該別規程についても、番号法対応の変更等を行う必要があります。

採用内定者の手続きについて見直し

  • 手続きの効率化等のために、採用内定者から、あらかじめ個人番号を受け取る場合には、会社内における「内定者」の位置づけを明確にしておく必要があります。
  • いわゆる「内定者」については、その立場や状況が個々に異なることから一律に取扱うことはできませんが、例えば、「内定者」が確実に雇用されることが予想される場合(正式な内定通知がなされ、入社に関する誓約書を提出した場合等)には、その時点で個人番号の提供を求めることができると解されています。

採用時の提出書類について見直し

  • 採用時の提出書類の中に、あらかじめ本人確認に必要な書類を盛り込んでおき、それらの提出を促します。
    • 個人番号カードの表裏面の写し又は通知カードの写し
    • 通知カードに記載された事項が本人であることを証明するものとして番号法で定める書類
  • 本人確認については、番号法施行規則第1条第1項及び第2項において、下記のものが定められています。
    • 運転免許証
    • 運転経歴証明書(交付年月日が平成24年4月1日以降のものに限る)
    • 旅券
    • 身体障害者手帳
    • 精神障害者保険福祉手帳
    • 療育手帳
    • 在留カード又は特別永住者証明書等

個人番号利用目的の通知等に関する追加規程の例

  • マイナンバーの利用目的の通知方法に関しては、就業規則に記載する方法も有効です。
  • 会社は、労働者及び労働者の扶養家族の個人番号は、以下の目的で利用する。
    • 給与所得者・退職所得者の源泉徴収票作成事務
    • 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
    • 国民年金第3号被保険者届出事務
    • 健康保険・厚生年金保険届出事務
    • 雇用保険届出事務

個人情報に加え「特定」個人情報保護についても記載

  • 現在の規則に個人情報保護の規定がある場合は、特定個人情報等も含む形式に変更します。
    • 労働者は、会社及び取引先に関する情報、個人情報及び特定個人情報等の管理に十分注意を払うとともに、自らの業務に関係のない情報を不当に取得してはならない。
  • 特定個人情報の取扱いについては、「特定個人情報取扱規程」に委任することもできますが、就業規則内に定めることも可能です。

事務取扱者に対する教育訓練

  • 特定個人情報等の適正な取扱いに関する教育訓練の受講指示と受講義務について、明確に定める必要があります。
  • 人的安全管理措置として、事務取扱担当者の監督、事務取扱担当者の教育措置を講じなければなりません
    • 会社は、個人情報及び特定個人情報等の保護管理を徹底するため労働者に対し個人情報及び特定個人情報等の管理責任者並びに個人情報及び特定個人情報等を取扱う事務取扱担当者に対して、別に教育訓練を指示することがある。

特定個人情報の取扱いに反した場合は
   制裁、懲戒の対象として検討

  • 現在の規則の制裁規定の中に定めることが検討されます。
  • ただし、番号法に定める罰則の重さは対象となる行為により異なるため、特定個人情報の保護に関する規定違反に該当する行為に対して行う就業規則上の制裁処分も、当該行為の内容により、処分のレベルを替える定めとすることも考えられます。

当事務所では、マイナンバー制度開始による就業規則見直しのポイントに基づいた

「マイナンバー制度対応型」の就業規則サンプルフリーダウンロード出来ます。

是非、ご活用下さい。

最後までご覧頂きありがとうございます

 是非、この機会にマイナンバー制度に対する理解と対策を行うことをご検討頂ければと思います。

「マイナンバー対策資料」及び「マイナンバー制度対応型就業規則」をご希望の場合は、下記より必要な資料をフリーダウンロード頂けます。

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の内容は以下のとおりです

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「マイナンバー制度対応型就業規則」
の内容は以下のとおりです

  1. 「採用手続き時」の条文例
  2. 「採用時の提出書類」の条文例
  3. 「個人番号(マイナンバー)利用目的の通知等」に関する条文例
  4. 「特定個人情報の保護」を含んだ内容の機密保持条文例
  5. 特定個人情報法を適正に取り扱う為の「教育訓練」に関する条文例
  6. 特定個人情報の取扱いに違反した場合の「懲戒の事由」に関する条文例
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